Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich ist der Betreiber von Approbot. In allen Fragen zu Ihren Daten erreichen Sie ihn unter [email protected].

2. Überblick

Approbot bereitet im Ausland ausgebildete Ärztinnen und Ärzte auf die Anerkennung in Deutschland vor: mit einem persönlichen Fahrplan, einem Deutschkurs zum Selbstlernen, Prüfungssimulationen und Trainern. Diese Erklärung sagt, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie die Website besuchen und wenn Sie Approbot mit einem Konto nutzen, wozu, auf welcher Rechtsgrundlage, wer sie erhält und wie lange wir sie aufbewahren.

Wir verkaufen keine Daten, zeigen keine Werbung und verfolgen Sie nicht über andere Websites hinweg. Wie oft unsere Seiten aufgerufen werden und wie schnell sie laden, messen wir ohne Cookies (Abschnitt 3). Ihre Daten werden in der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet; was sie verlassen kann, steht in Abschnitt 12.

3. Besuch der Website

Approbot läuft auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union und wird über einen Netzwerkdienstleister ausgeliefert, der die Website vor Angriffen schützt und schnell zustellt. Bei jedem Aufruf werden technisch notwendige Daten verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Referrer, Browserkennung und die Antwort des Servers. Wir nutzen sie nur, um die Website auszuliefern und sicher und funktionsfähig zu halten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einer sicheren, zuverlässigen Website). Unser Hosting-Anbieter und der Netzwerkdienstleister verarbeiten die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Unsere Server-Protokolle löschen wir nach höchstens 14 Tagen.

Schriften und Skripte lädt die Website von unseren eigenen Servern, mit zwei Ausnahmen: die Skripte der Reichweitenmessung (unten) und, nur wenn Sie zum Kauf eines Passes den Bezahlvorgang öffnen, die Kasse von Paddle von dessen Servern (Abschnitt 9).

Reichweitenmessung: Um zu erfahren, welche Seiten genutzt werden, woher Besucher kommen und wie schnell die Seiten laden, zählen wir Seitenaufrufe. Beide Werkzeuge dafür setzen keine Cookies, legen nichts auf Ihrem Gerät ab und verfolgen Sie nicht über andere Websites hinweg:

• Ein Dienst für Reichweitenmessung erhält bei jedem Seitenaufruf die Adresse der Seite ohne Suchparameter und Sprungmarke (die Seiten Ihrer eigenen Simulationen und Gespräche nur als Seitentyp, ohne deren Kennung), ihren Titel, die vorherige Seite (von einer anderen Website nur deren Domain), Bildschirmgröße und Browsersprache sowie, wie bei jedem Aufruf, IP-Adresse und Browserkennung. Daraus leitet er Land, Browser, Betriebssystem und Gerätetyp ab und fasst Aufrufe unter einem pseudonymen Wert zusammen, den er regelmäßig neu bildet; die IP-Adresse speichert er nicht. Er speichert die Daten in der Europäischen Union.
• Der Netzwerkdienstleister misst, wie schnell die Seiten laden: die Adresse der Seite ohne Suchparameter, die vorherige Seite, Lade- und Darstellungszeiten und technische Angaben zum Browser (Version, Betriebssystem, Speicherbedarf der Seite). Sein Skript sendet sie an unsere eigene Domain.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: unser berechtigtes Interesse, das Angebot nach seiner tatsächlichen Nutzung zu verbessern und schnell zu halten. Beide Dienste verarbeiten die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Widersprechen können Sie jederzeit (Art. 21 DSGVO), am einfachsten über Ihren Browser: Sendet er „Do Not Track“ oder „Global Privacy Control“, zählt der Dienst für Reichweitenmessung Ihre Aufrufe nicht, und ein Inhaltsblocker hält beide Skripte fern.

4. Cookies und Speicher auf Ihrem Gerät

Wenn Sie sich anmelden, setzen wir ein Cookie, das Sie angemeldet hält. Es enthält eine zufällige Zeichenfolge und keine Angaben über Sie. Es gilt höchstens 180 Tage; eine Anmeldung, die 30 Tage nicht genutzt wird, endet vorher. Melden Sie sich mit Google an, hält ein zweites Cookie den Anmeldeschritt fest, höchstens zehn Minuten lang; es wird gelöscht, sobald Google Sie zurückschickt. Weitere Cookies setzen wir nicht.

Damit die Website schnell lädt und auch ohne Verbindung startet, legt Ihr Browser ihre eigenen Dateien (Programmcode, Schriften, Bilder der Oberfläche) in seinem Zwischenspeicher ab. Im lokalen Speicher Ihres Browsers legt die Website ab, was sie für Ihre Nutzung braucht: Ihre Einstellungen wie Sprache und Darstellung und, sobald Sie angemeldet sind, Kopien für die Offline-Nutzung, noch nicht übertragene Bewertungen Ihrer Lernkarten und Entwürfe Ihrer Texte; bis Sie den Tab schließen, außerdem, wo Sie auf einer Seite waren.

All das ist für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist daher nicht nötig. Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken setzen wir nicht, und die Reichweitenmessung (Abschnitt 3) legt nichts auf Ihrem Gerät ab.

5. Ihr Konto

Für Approbot eröffnen Sie ein Konto mit Ihrer E-Mail-Adresse und einem Passwort oder melden sich mit Google an. Wir speichern Ihre E-Mail-Adresse, einen Hashwert Ihres Passworts (nie das Passwort selbst), Ihre Sprache, wann Sie Ihre E-Mail-Adresse bestätigt haben, und Ihre angemeldeten Geräte (Browserkennung und letzte Nutzung). Wenn Sie die Anmeldung in zwei Schritten einschalten, speichern wir deren Geheimnis verschlüsselt und Ihre Wiederherstellungscodes als Hashwerte.

Bevor sich etwas anderes öffnet, senden wir Ihnen einen Link, um Ihre E-Mail-Adresse zu bestätigen. Er gilt 24 Stunden; wir speichern nur seinen Hashwert.

Wenn Sie sich mit Google anmelden, teilt Google uns Ihre E-Mail-Adresse mit und dass sie bestätigt ist. Die Anmeldung selbst verarbeitet Google (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) nach seiner eigenen Datenschutzerklärung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (der Vertrag über die Nutzung von Approbot); für den Schutz Ihres Kontos auch Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Solange Approbot eine private Beta ist, legt ein Konto nur an, wer eingeladen ist. Wenn Sie auf unserer Website den Zugang anfragen, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, das Land Ihres Medizinabschlusses, auf Wunsch den Termin Ihrer FSP oder KP, die Sprache der Seite und den Zeitpunkt der Anfrage, damit unser Team sie beantworten kann. Geben wir die Anfrage frei, laden wir diese Adresse ein: Die Einladung geht per E-Mail an sie und bleibt gespeichert, sobald Sie ein Konto anlegen, bei diesem. Lehnen wir sie ab, löschen wir sie und senden nichts. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Maßnahmen vor einem Vertrag, auf Ihre Anfrage).

6. Ihr Fahrplan

Für Ihren Fahrplan geben Sie an, wo Sie studiert haben und ob Sie fertig sind, Ihre Staatsangehörigkeit, wo Sie leben, Ihr Deutschniveau und Zertifikat, das Bundesland, in dem Sie sich bewerben wollen, und wo Ihr Verfahren steht (Daten, Prüfungsergebnisse), auf Wunsch auch Ihr Budget. Wir nutzen diese Angaben nur, um Ihren Fahrplan, Ihre Fristen und Kosten zu berechnen und zu zeigen, was für Sie gilt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

7. Lernen und Simulationen

Wir speichern, was Sie in Approbot tun, damit es Ihnen die nächsten Übungen geben und Ihren Fortschritt zeigen kann: Ihre Antworten im Kurs, in den Trainern und in den KP-Modulen, Ihre Lernkarten und wann sie wieder fällig sind, Ihre Texte und die Rückmeldungen dazu, Ihre Gespräche mit dem Gesprächspartner und die Simulationen, also jeden Ihrer Beiträge, getippt oder aus Ihrer Sprache abgeschrieben, und den Bericht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wenn Sie ein handschriftlich ausgefülltes Formular fotografieren, wird das Foto von KI gelesen, um das Formular auszufüllen, und danach verworfen; wir speichern nur, dass es hochgeladen wurde.

Bitte geben Sie keine Daten echter Patientinnen und Patienten ein: Die Simulationen nutzen erfundene Fälle. Schreiben oder sagen Sie nichts, woran eine echte Patientin, ein echter Patient oder eine andere Person zu erkennen ist.

8. Künstliche Intelligenz und Sprache

Die simulierten Patientinnen und Patienten, die Prüferinnen und Prüfer, der Gesprächspartner, die Rückmeldungen zu Texten, die Bewertung der Simulationen und das Lesen von Handschrift nutzen KI-Modelle eines darauf spezialisierten Anbieters. Für jede Aufgabe senden wir dem Modell nur, was es dafür braucht: den Fall oder die Übung und Ihre Beiträge oder Ihren Text, nicht Ihren Namen und nicht Ihre E-Mail-Adresse. Nach unserem Vertrag nutzt der Anbieter diese Inhalte nicht, um seine Modelle zu trainieren.

Wenn Sie in einer Simulation sprechen, sendet Ihr Browser die Aufnahme an uns, und wir geben sie an einen Dienst für Spracherkennung, der sie in der Europäischen Union in Text umwandelt und Aufnahmen nicht zur Verbesserung seiner Modelle nutzt. Aufnahmen speichern wir nicht. Die gesprochenen Antworten erzeugt ein Dienst für Sprachausgabe aus dem Text der Antwort; er erhält nur diesen Text. Simulationen mit KI sind als solche gekennzeichnet.

Zu jedem KI-Aufruf speichern wir die Aufgabe, ihren Umfang und ihre Kosten, ohne ihren Inhalt, und zu jeder Sprechzeit ihre Minuten, um die Kontingente Ihres Passes zu führen und Missbrauch zu verhindern.

Punkte, Bewertungen und die Prüfungsreife sind Lernhilfen. Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, werden nicht ausschließlich automatisiert getroffen (Art. 22 DSGVO). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

9. Kauf von Pässen

Pässe verkauft Paddle (Paddle.com Market Limited, Judd House, 18-29 Mora Street, London EC1V 8BT, Vereinigtes Königreich) als Wiederverkäufer und Händler: Paddle nimmt Ihre Zahlung entgegen, stellt die Rechnung aus und führt die Steuern ab, als eigener Verantwortlicher nach seiner eigenen Datenschutzerklärung. Wenn Sie den Bezahlvorgang öffnen, lädt Ihr Browser die Kasse von den Servern von Paddle.

Paddle teilt uns mit, was Sie gekauft haben, zu welchem Preis und in welcher Währung, Ihr Land und den Stand der Bestellung; Ihre Karten- oder Bankdaten sehen wir nie. Wir speichern die Bestellung mit Ihrem Konto, um Ihren Pass zu öffnen, Widerrufe und Erstattungen zu bearbeiten und die gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen aufzubewahren (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO).

Wenn Sie einen Pass verschenken, geben Sie uns die E-Mail-Adresse der beschenkten Person, damit wir ihr den Schlüssel senden; wir nutzen sie nur dafür (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

10. Schlüssel und Partneragenturen

Ein Schlüssel kann aus einem Kauf, einem Geschenk, von einer Partneragentur oder aus einer Einladung zum Test stammen. Wenn Sie ihn einlösen, wird er Ihrem Konto zugeordnet. Stammt er von einer Partneragentur, sieht die Agentur nur, wie viele ihrer Schlüssel eingelöst wurden, nie, von wem.

11. E-Mails

Wir senden die E-Mails, die zu Ihrem Konto gehören: den Bestätigungslink, Hinweise zur Anmeldung und Sicherheit, Ihre Schlüssel und Ihre Belege. Sie werden über einen E-Mail-Dienst aus der Europäischen Union versandt. Einen Newsletter oder Werbung senden wir nur mit Ihrer Einwilligung.

Wenn Sie uns schreiben, nutzen wir Ihre Angaben, um Ihnen zu antworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO).

12. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

In unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO) verarbeiten Ihre Daten nur Dienstleister, die vertraglich an unsere Weisungen gebunden sind, jeweils für ihren Zweck:

• Hosting: Server, Datenbank und Sicherungen, in Rechenzentren in der Europäischen Union
• ein Netzwerkdienstleister: Auslieferung und Schutz der Website und die Messung ihrer Ladezeiten (Abschnitt 3)
• ein Dienst für Reichweitenmessung: das Zählen der Seitenaufrufe (Abschnitt 3), mit Speicherung in der Europäischen Union
• ein Anbieter von KI-Modellen: die Aufgaben in Abschnitt 8
• Sprachdienste: Spracherkennung, in der Europäischen Union, und Sprachausgabe
• ein E-Mail-Dienst: der Versand der E-Mails, aus der Europäischen Union

Gespeichert werden Ihre Daten in der Europäischen Union. Außerhalb der EU verarbeitet werden können sie nur, wo eine Aufgabe es verlangt: vom Anbieter der KI-Modelle in den USA, mit dem, was eine Aufgabe braucht (Abschnitt 8), vom Netzwerkdienstleister, der jeden Aufruf über sein Rechenzentrum in Ihrer Nähe leitet, und vom Dienst für Reichweitenmessung, einem Unternehmen in den USA, das die Daten in der EU speichert, dessen Unterauftragnehmer sie aber auch in den USA verarbeiten können. Diese Übermittlungen stützen sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US-Datenschutzrahmen, soweit der Dienstleister danach zertifiziert ist, und sonst auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Als eigene Verantwortliche erhalten Daten nur Paddle für den Kauf (Abschnitt 9) und Google, wenn Sie sich mit Google anmelden (Abschnitt 5). Für das Vereinigte Königreich gilt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).

Welche Dienstleister es sind, sagen wir Ihnen auf Anfrage (Art. 15 Abs. 1 lit. c DSGVO), mit einer Kopie der Garantien.

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn ein Gesetz uns dazu verpflichtet.

13. Speicherdauer

• Ihr Konto und alles, was dazugehört: solange Sie das Konto haben. Löschen Sie es selbst im Konto, sind das Konto und die zugehörigen Daten sofort gelöscht, auf eine Bitte per E-Mail innerhalb von 30 Tagen; in unseren Sicherungen werden sie innerhalb von höchstens fünf weiteren Wochen überschrieben.
• Unterlagen, die wir nach Steuer- und Handelsrecht aufbewahren müssen, etwa zu Bestellungen: so lange, wie es dieses Recht verlangt, höchstens zehn Jahre, für jede andere Nutzung gesperrt und, sobald Sie Ihr Konto löschen, ohne Verbindung zu ihm.
• Der Eintrag zu jedem KI-Aufruf (Abschnitt 8): 90 Tage. Die tägliche Zahl der geöffneten Inhalte, die unsere Bibliothek davor schützt, im Ganzen kopiert zu werden, und falsch eingegebene Schlüssel: 30 Tage.
• Die Reichweitenmessung (Abschnitt 3): beim Dienst für Reichweitenmessung höchstens zwei Jahre; beim Netzwerkdienstleister einzelne Messungen sieben Tage, danach nur zusammengefasste Werte.
• Eine Adresse, die unsere E-Mails nicht erreichten oder die sie als Spam meldete: auf einer Liste, damit wir ihr nicht erneut schreiben, auch nach dem Löschen ihres Kontos (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Damit die kostenlosen Testangebote nur einmal je Postfach gelten: ein mit einem geheimen Schlüssel gebildeter Hashwert der Adresse jedes Kontos, ohne die Adresse selbst, auch nach dem Löschen des Kontos, zwei Jahre ab dem Löschen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Eine Anfrage zum Zugang zur privaten Beta (Abschnitt 5): bis wir sie beantworten; danach tritt die Einladung an ihre Stelle, oder es bleibt nichts.
• Bestätigungslinks: 24 Stunden gültig, gelöscht, sobald Ihre Adresse bestätigt ist. Anmeldungen: höchstens 180 Tage (Abschnitt 4), gelöscht, sobald Sie sich abmelden oder sie ablaufen. Server-Protokolle: Abschnitt 3.

14. Sicherheit

Verbindungen sind verschlüsselt (TLS). Ihre Daten liegen in der Europäischen Union in einer Datenbank, die nur unsere eigenen Dienste erreichen und in der die Daten jedes Kontos von denen aller anderen getrennt sind. Die Geheimnisse der Anmeldung in zwei Schritten sind verschlüsselt; Passwörter, Wiederherstellungscodes und Schlüssel speichern wir nur als Hashwerte.

15. Ihre Rechte

• Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21)
• Widerruf einer Einwilligung, jederzeit und mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3)
• Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthalts oder Arbeitsplatzes (Art. 77)

Eine Kopie Ihrer Daten laden Sie im Konto unter „Ihre Daten“ herunter, und dort löschen Sie auch Ihr Konto. Für alles andere schreiben Sie an [email protected]. Wir antworten innerhalb eines Monats.

16. Mindestalter

Approbot richtet sich an Ärztinnen, Ärzte und Medizinstudierende; ein Konto setzt voraus, dass Sie mindestens 18 Jahre alt sind.

17. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Approbot ändert; das Datum oben zeigt, welche Fassung gilt. Ändert sich, wie wir Daten nutzen, die Sie uns bereits gegeben haben, informieren wir Sie vorher per E-Mail.

Diese Erklärung ist eine Übersetzung der englischen Fassung; weicht sie von ihr ab, gilt die englische Fassung.

Diese Erklärung gilt ab dem 2026-10-24.