Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est l’exploitant d’Approbot. Vous pouvez le joindre pour toute question concernant vos données à l’adresse [email protected].

2. Aperçu

Approbot prépare les médecins formés à l’étranger à la reconnaissance en Allemagne : une feuille de route personnelle, un cours d’allemand en autoformation, des simulations d’examen et des entraînements. Cette politique indique quelles données personnelles nous traitons lorsque vous visitez le site et lorsque vous utilisez Approbot avec un compte, pourquoi, sur quelle base juridique, qui les reçoit et combien de temps nous les conservons.

Nous ne vendons aucune donnée, n’affichons aucune publicité et ne vous suivons pas sur d’autres sites. Nous mesurons sans cookies la fréquentation de nos pages et leur vitesse de chargement (section 3). Vos données sont stockées et traitées dans l’Union européenne ; la section 12 indique ce qui peut en sortir.

3. Visite du site

Approbot fonctionne sur des serveurs situés dans des centres de données de l’Union européenne et est distribué par un prestataire réseau qui protège le site contre les attaques et le livre rapidement. Chaque requête implique des données techniquement nécessaires : adresse IP, date et heure, adresse demandée, page de provenance, identifiant du navigateur et réponse du serveur. Nous ne les utilisons que pour fournir le site et en assurer la sécurité et le bon fonctionnement.

La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD (notre intérêt légitime à disposer d’un site sûr et fiable). Notre hébergeur et le prestataire réseau traitent les données pour notre compte (article 28 du RGPD). Nous supprimons nos journaux de serveur au plus tard après 14 jours.

Le site charge ses polices et ses scripts depuis nos propres serveurs, à deux exceptions près : les scripts de la mesure d’audience (ci-dessous) et, uniquement lorsque vous ouvrez le paiement pour acheter un pass, le module de paiement de Paddle depuis les serveurs de Paddle (section 9).

Mesure d’audience : pour savoir quelles pages sont utilisées, d’où viennent les visiteurs et à quelle vitesse les pages se chargent, nous comptons les pages vues. Aucun des deux outils utilisés à cet effet ne dépose de cookies, n’enregistre quoi que ce soit sur votre appareil ni ne vous suit sur d’autres sites :

• Un service de mesure d’audience reçoit, pour chaque page vue, l’adresse de la page sans ses paramètres ni son ancre (les pages de vos propres simulations et conversations seulement comme type de page, sans leur identifiant), son titre, la page précédente (pour un autre site, seulement son domaine), la taille de l’écran et la langue du navigateur, ainsi que, comme pour toute requête, l’adresse IP et l’identifiant du navigateur. Il en déduit le pays, le navigateur, le système d’exploitation et le type d’appareil, et regroupe les pages vues sous une valeur pseudonyme qu’il renouvelle à intervalles réguliers ; il ne stocke pas l’adresse IP. Il stocke les données dans l’Union européenne.
• Le prestataire réseau mesure la vitesse de chargement des pages : l’adresse de la page sans ses paramètres, la page précédente, les temps de chargement et d’affichage et des informations techniques sur le navigateur (version, système d’exploitation, mémoire utilisée par la page). Son script les envoie à notre propre domaine.

La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD : notre intérêt légitime à améliorer le service selon son utilisation réelle et à le garder rapide. Les deux services traitent les données pour notre compte (article 28 du RGPD). Vous pouvez vous y opposer à tout moment (article 21 du RGPD), le plus simplement par votre navigateur : lorsqu’il envoie « Do Not Track » ou « Global Privacy Control », le service de mesure d’audience ne compte pas vos pages vues, et un bloqueur de contenu tient les deux scripts à l’écart.

4. Cookies et stockage sur votre appareil

Lorsque vous vous connectez, nous déposons un cookie qui maintient votre connexion. Il contient une chaîne aléatoire et rien sur vous. Il dure au plus 180 jours ; une connexion inutilisée pendant 30 jours prend fin plus tôt. Lorsque vous vous connectez avec Google, un second cookie conserve l’étape de connexion, pendant dix minutes au plus ; il est supprimé dès que Google vous renvoie vers nous. Nous ne déposons aucun autre cookie.

Pour que le site se charge rapidement et démarre même sans connexion, votre navigateur conserve ses propres fichiers (code du programme, polices, images de l’interface) dans son cache. Dans le stockage local de votre navigateur, le site conserve ce dont il a besoin pour votre utilisation : vos réglages, comme la langue et l’apparence, et, après votre connexion, des copies pour l’utilisation hors ligne, les évaluations de cartes pas encore envoyées et les brouillons de vos textes ; jusqu’à ce que vous fermiez l’onglet, aussi l’endroit où vous étiez sur une page.

Tout cela est strictement nécessaire au service que vous demandez (§ 25, alinéa 2, n° 2, de la loi allemande TDDDG) ; aucun consentement n’est donc requis. Nous ne déposons aucun cookie d’analyse ni de publicité, et la mesure d’audience (section 3) n’enregistre rien sur votre appareil.

5. Votre compte

Pour utiliser Approbot, vous ouvrez un compte avec votre adresse e-mail et un mot de passe, ou vous vous connectez avec Google. Nous enregistrons votre adresse e-mail, une empreinte (hash) de votre mot de passe (jamais le mot de passe lui-même), votre langue, la date à laquelle vous avez confirmé votre adresse e-mail et vos appareils connectés (identifiant du navigateur et dernière utilisation). Si vous activez la connexion en deux étapes, nous enregistrons son secret chiffré et vos codes de récupération sous forme d’empreintes.

Avant que quoi que ce soit d’autre ne s’ouvre, nous vous envoyons un lien pour confirmer votre adresse e-mail. Il est valable 24 heures ; nous n’en enregistrons que l’empreinte.

Si vous vous connectez avec Google, Google nous communique votre adresse e-mail et le fait qu’elle est confirmée. Google (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande) traite lui-même la connexion selon sa propre politique de confidentialité.

La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD (le contrat d’utilisation d’Approbot) et, pour la protection de votre compte, également l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD.

Tant qu’Approbot est une bêta privée, seule une adresse invitée peut ouvrir un compte. Lorsque vous demandez l’accès sur notre site, nous enregistrons votre adresse e-mail, le pays de votre diplôme de médecine, la date de votre FSP ou KP si vous l’indiquez, la langue de la page et la date de votre demande, afin que notre équipe puisse vous répondre. Si nous acceptons votre demande, nous invitons cette adresse : l’invitation lui est envoyée par e-mail et est conservée, avec votre compte une fois que vous l’avez ouvert. Si nous la refusons, nous la supprimons et n’envoyons rien. La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD (mesures précontractuelles prises à votre demande).

6. Votre feuille de route

Pour votre feuille de route, vous nous indiquez où vous avez étudié et si vous avez terminé, votre nationalité, où vous vivez, votre niveau d’allemand et votre certificat, le Land où vous comptez déposer votre demande et l’état de votre procédure (dates, résultats d’examen) et, si vous le souhaitez, votre budget. Nous ne les utilisons que pour établir votre feuille de route, vos échéances et vos coûts et pour vous montrer ce qui s’applique à vous (article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD).

7. Apprentissage et simulations

Nous enregistrons ce que vous faites dans Approbot afin qu’il puisse vous proposer vos prochains exercices et montrer vos progrès : vos réponses dans le cours, les entraînements et les modules KP, vos cartes et la date à laquelle elles reviennent, vos textes et les retours qui s’y rapportent, vos conversations avec le partenaire de conversation et les simulations, c’est-à-dire chacune de vos interventions, tapée ou transcrite à partir de votre voix, ainsi que le rapport. La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD.

Si vous photographiez un formulaire rempli à la main, la photo est lue par l’IA pour remplir le formulaire, puis supprimée ; nous enregistrons seulement qu’elle a été envoyée.

Veuillez ne saisir aucune donnée de patients réels : les simulations utilisent des cas inventés. N’écrivez et ne dites rien qui permette d’identifier un vrai patient ou une autre personne.

8. Intelligence artificielle et voix

Les patients et examinateurs simulés, le partenaire de conversation, les retours sur vos textes, l’évaluation des simulations et la lecture de l’écriture manuscrite utilisent des modèles d’IA d’un prestataire spécialisé. Pour chaque tâche, nous n’envoyons au modèle que ce dont il a besoin : le cas ou l’exercice et vos interventions ou votre texte, ni votre nom ni votre adresse e-mail. Selon notre contrat, le prestataire n’utilise pas ces contenus pour entraîner ses modèles.

Lorsque vous parlez dans une simulation, votre navigateur nous envoie l’enregistrement et nous le transmettons à un service de reconnaissance vocale, qui le transforme en texte dans l’Union européenne et n’utilise pas les enregistrements pour améliorer ses modèles. Nous ne conservons pas les enregistrements. Les réponses parlées sont produites à partir du texte de la réponse par un service de synthèse vocale, qui ne reçoit que ce texte. Les simulations avec IA sont signalées comme telles.

Pour chaque appel à l’IA, nous enregistrons la tâche, sa taille et son coût, sans son contenu, et pour chaque prise de parole sa durée en minutes, afin de gérer les quotas de votre pass et de prévenir les abus.

Les points, les évaluations et le niveau de préparation sont des aides à l’apprentissage. Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard ou vous affectant de manière significative de façon similaire n’est prise sur le seul fondement d’un traitement automatisé (article 22 du RGPD). La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD.

9. Achat de pass

Les pass sont vendus par Paddle (Paddle.com Market Limited, Judd House, 18-29 Mora Street, London EC1V 8BT, Royaume-Uni) en tant que revendeur et commerçant officiel (merchant of record) : Paddle encaisse votre paiement, émet la facture et acquitte les taxes, en tant que responsable du traitement distinct, selon sa propre politique de confidentialité. Lorsque vous ouvrez le paiement, votre navigateur le charge depuis les serveurs de Paddle.

Paddle nous indique ce que vous avez acheté, à quel prix et dans quelle devise, votre pays et l’état de la commande ; nous ne voyons jamais vos données de carte ou bancaires. Nous enregistrons la commande avec votre compte pour ouvrir votre pass, traiter les rétractations et les remboursements et conserver les pièces exigées par la loi (article 6, paragraphe 1, points b) et c), du RGPD).

Si vous offrez un pass, vous nous donnez l’adresse e-mail du destinataire afin que nous puissions lui envoyer la clé ; nous ne l’utilisons qu’à cette fin (article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD).

10. Clés et agences partenaires

Une clé peut provenir d’un achat, d’un cadeau, d’une agence partenaire ou d’une invitation à tester. Lorsque vous l’activez, elle est liée à votre compte. Si elle provient d’une agence partenaire, l’agence voit seulement combien de ses clés ont été activées, jamais par qui.

11. E-mails

Nous envoyons les e-mails liés à votre compte : le lien de confirmation, les avis de connexion et de sécurité, vos clés et vos reçus. Ils sont envoyés par un service d’e-mail de l’Union européenne. Nous n’envoyons de newsletter ou de publicité qu’avec votre consentement.

Lorsque vous nous écrivez, nous utilisons ce que vous nous envoyez pour vous répondre (article 6, paragraphe 1, point b) ou f), du RGPD).

12. Destinataires et transferts hors de l’UE

Seuls des prestataires liés par contrat à nos instructions traitent vos données pour notre compte (article 28 du RGPD), chacun pour sa finalité :

• hébergement : serveurs, base de données et sauvegardes, dans des centres de données de l’Union européenne
• un prestataire réseau : la distribution et la protection du site et la mesure de sa vitesse de chargement (section 3)
• un service de mesure d’audience : le comptage des pages vues (section 3), avec stockage dans l’Union européenne
• un fournisseur de modèles d’IA : les tâches de la section 8
• des services vocaux : la reconnaissance vocale, dans l’Union européenne, et la synthèse vocale
• un service d’e-mail : l’envoi des e-mails, depuis l’Union européenne

Vos données sont stockées dans l’Union européenne. Elles ne peuvent être traitées hors de l’UE que lorsqu’une tâche l’exige : par le fournisseur des modèles d’IA, aux États-Unis, avec ce dont chaque tâche a besoin (section 8), par le prestataire réseau, qui fait passer chaque requête par son centre de données le plus proche de vous, et par le service de mesure d’audience, une entreprise américaine qui stocke les données dans l’UE mais dont les sous-traitants peuvent aussi les traiter aux États-Unis. Ces transferts reposent sur la décision d’adéquation de la Commission européenne relative au cadre de protection des données UE-États-Unis, lorsque le prestataire est certifié à ce titre, et sinon sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne (article 46, paragraphe 2, point c), du RGPD).

En tant que responsables du traitement distincts, seuls Paddle reçoit des données, pour l’achat (section 9), et Google, si vous vous connectez avec Google (section 5). Le Royaume-Uni bénéficie d’une décision d’adéquation de la Commission européenne (article 45 du RGPD).

Sur demande, nous vous indiquons de quels prestataires il s’agit (article 15, paragraphe 1, point c), du RGPD) et vous envoyons une copie des garanties.

Au-delà, nous ne transmettons des données que lorsqu’une loi nous y oblige.

13. Durée de conservation

• Votre compte et tout ce qui en fait partie : tant que vous avez le compte. Si vous le supprimez vous-même dans votre compte, le compte et ses données sont supprimés immédiatement ; sur demande par e-mail, sous 30 jours. Dans nos sauvegardes, ils sont écrasés dans un délai supplémentaire de cinq semaines au plus.
• Les pièces que nous devons conserver en vertu du droit fiscal et commercial, comme celles des commandes : aussi longtemps que ce droit l’exige, dix ans au plus, bloquées pour tout autre usage et, une fois votre compte supprimé, sans lien avec lui.
• L’enregistrement de chaque appel à l’IA (section 8) : 90 jours. Le décompte quotidien des contenus ouverts, qui protège notre bibliothèque contre une copie en bloc, et les clés mal saisies : 30 jours.
• La mesure d’audience (section 3) : auprès du service de mesure d’audience, deux ans au plus ; auprès du prestataire réseau, les mesures individuelles sept jours, puis seulement des chiffres agrégés.
• Une adresse que nos e-mails n’ont pas pu atteindre ou qui les a signalés comme spam : sur une liste qui nous empêche de lui écrire à nouveau, y compris après la suppression de son compte (article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD).
• Pour que les essais gratuits ne valent qu’une fois par boîte mail : une empreinte de l’adresse de chaque compte calculée avec une clé secrète, sans l’adresse elle-même, y compris après la suppression du compte, pendant deux ans à compter de la suppression (article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD).
• Une demande d’accès à la bêta privée (section 5) : jusqu’à ce que nous y répondions ; ensuite l’invitation prend sa place, ou rien n’est conservé.
• Liens de confirmation : valables 24 heures, supprimés dès que votre adresse est confirmée. Connexions : 180 jours au plus (section 4), supprimées dès que vous vous déconnectez ou qu’elles expirent. Journaux de serveur : section 3.

14. Sécurité

Les connexions sont chiffrées (TLS). Vos données sont conservées dans l’Union européenne dans une base de données que seuls nos propres services peuvent atteindre et dans laquelle les données de chaque compte sont séparées de celles de tous les autres. Les secrets de la connexion en deux étapes sont chiffrés ; les mots de passe, les codes de récupération et les clés ne sont enregistrés que sous forme d’empreintes.

15. Vos droits

• Accès (article 15 du RGPD), rectification (16), effacement (17), limitation du traitement (18), portabilité des données (20)
• Opposition aux traitements fondés sur des intérêts légitimes (21)
• Retrait du consentement, à tout moment et pour l’avenir (7, paragraphe 3)
• Réclamation auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, en particulier dans l’État membre où vous vivez ou travaillez (77)

Sur la page Compte, sous « Vos données », vous téléchargez une copie de vos données et supprimez vous-même votre compte. Pour toute autre demande, écrivez à [email protected]. Nous répondons dans un délai d’un mois.

16. Âge minimum

Approbot s’adresse aux médecins et aux étudiants en médecine ; un compte suppose que vous ayez au moins 18 ans.

17. Modifications

Nous mettons cette politique à jour lorsqu’Approbot change ; la date en haut de la page indique la version applicable. Si l’usage que nous faisons de données que vous nous avez déjà fournies change, nous vous en informons d’abord par e-mail.

Cette politique est une traduction de la version anglaise ; en cas de divergence, la version anglaise prévaut.

Cette politique s’applique à partir du 2026-10-24.